Condominios y HOA en Broward: lo que la junta debe pedir por escrito

Antes de que la junta vote, ponga tres cosas por escrito: una hoja de alcance que nombre cada área común con su frecuencia, un expediente de proveedor con un certificado de seguro a nombre de la asociación y de la administradora y, si el contrato es lo bastante grande, las ofertas competitivas que exige la ley de Florida. Luego, pida a cada proveedor que cotice esa misma hoja.

Quién compra de verdad la limpieza

Nuestra página de conserjería en Broward resume el condado en una frase: “Broward va desde torres de condominios frente a la playa en la isla barrera hasta comunidades cerradas de casas unifamiliares más al oeste”. En cualquier caso, la junta vota, a menudo un administrador lleva la compra y la página explica por qué el papel va primero: “Una junta necesita el alcance en papel para responder a los propietarios. Por eso la lista de tareas y las frecuencias van primero”. Para un administrador con varias asociaciones, agrega: “Un solo proveedor para varios edificios, cada uno con su hoja y su noche, facturado por propiedad”.

Cuándo exige la ley de Florida ofertas competitivas

Una asociación de condominio debe obtener ofertas competitivas cuando un contrato le exige pagos que superan el 5 por ciento del presupuesto anual total de la asociación, reservas incluidas (sección 718.3026 de los Estatutos de Florida); para una asociación de propietarios (HOA), el umbral es el 10 por ciento de ese mismo presupuesto, reservas incluidas (sección 720.3055). Ambas leyes exigen que los contratos de servicios consten por escrito, y ninguna obliga a la junta a quedarse con la oferta más baja.

La limpieza no está entre las excepciones, que incluyen a los empleados de la propia asociación y a sus abogados, contadores, arquitectos, administradores de asociaciones comunitarias, ingenieros y arquitectos paisajistas, además de las emergencias y del proveedor que sea la única fuente de suministro en el condado. Dos detalles se pasan por alto con facilidad: una asociación de condominio con 10 unidades o menos puede excluirse de la sección 718.3026 con el voto de dos tercios de los propietarios, y un contrato de HOA adjudicado por oferta competitiva puede renovarse sin nuevas ofertas si permite a la junta cancelarlo con 30 días de aviso.

Esto es información general, no asesoría legal; el abogado o el administrador de su asociación debe confirmar las cuentas. La consecuencia práctica es más sencilla: las ofertas solo compiten cuando todos cotizan el mismo alcance por escrito, con las mismas frecuencias. Nuestro artículo sobre cómo comparar ofertas de limpieza comercial explica cómo alinearlas, columna por columna.

Lo que debe decir el contrato por escrito

Según la sección 718.3025, un contrato de servicios de mantenimiento o administración de un condominio solo es válido y exigible si especifica los servicios y los costos que la asociación debe reembolsar, indica con qué frecuencia se presta cada servicio, obligación o responsabilidad, fija un número mínimo de personal y hace ciertas declaraciones de intereses financieros; lo que no conste en el texto del contrato no se puede exigir. Si esa sección alcanza o no a un contrato de limpieza es una pregunta para el abogado, pero como hábito de redacción es el correcto. Nuestra respuesta sobre la facturación en la página de conserjería en Broward es corta a propósito: “Por visita, después de la visita, contra el alcance por escrito. Sin amarres a largo plazo: el alcance es el contrato, y es lo bastante corto para leerlo”. Las demás cláusulas están en nuestra lista de qué debe incluir un contrato de limpieza comercial.

La hoja de alcance, zona por zona

Una hoja que la junta pueda votar nombra cada zona y le pone una frecuencia al lado. Los renglones citados vienen de nuestras páginas de áreas comunes de condominios y de clubhouses de HOA; donde ninguna fija una frecuencia, la define el recorrido. Como dicen las dos, “se agrega, se quita y se fija la frecuencia de cada tarea antes de que apruebe un precio”.

• Lobby y cuarto de correo. Nuestro renglón dice “pisos, vidrios de entrada, mostradores de recepción y puntos de contacto del área de paquetes”. Póngalo en cada visita.
• Interior de las cabinas de elevadores. “paneles de acero, pasamanos, pisos y rieles de puertas — el mantenimiento mecánico queda con su contratista de elevadores”.
• Pasillos y escaleras. Con “una rotación por pisos definida en el recorrido”. Deje la rotación por escrito: qué pisos y qué noche.
• Cuartos del ducto y del compactador. “Puertas del ducto de basura, cuartos del ducto y pisos del cuarto del compactador desengrasados y desodorizados”.
• Baños de piscina y cabañas. “Baños comunes y de cabañas desinfectados y reabastecidos en cada visita”.
• Terraza de amenidades. “Ruta programada fuera de las horas pico de los residentes, con puesta a punto de las amenidades los fines de semana”. Decida si esa puesta a punto es fija o a solicitud.
• Salón y cocina del clubhouse. “Después de eventos y alquileres: reseteo esa misma noche o de madrugada, antes de que reabran las amenidades”, y en la cocina, “retiro completo de basura tras cada alquiler”.
• Gimnasio. “puntos de contacto de las máquinas con desinfectante registrado por la EPA, más espejos, tapetes y pisos”.
• Oficina de administración y sala de juntas. “listas antes de las noches de reunión”.

El trabajo que les toca a otros oficios

Nuestra página de áreas comunes de condominios traza ella misma dos límites: “La química y los equipos de la piscina quedan con su servicio de piscina licenciado, y el mantenimiento mecánico de los elevadores con su contratista. Es un límite que la junta debe escuchar del proveedor, no descubrir después”. Florida exige licencia a quienes dan mantenimiento a los elevadores y los reparan (capítulo 399 de los Estatutos de Florida), y la ley define el contrato de mantenimiento de un elevador como uno que incluye el examen de rutina, la lubricación, la limpieza, el ajuste y el cambio de piezas. Como la palabra “limpieza” aparece en los dos contratos, escriba “interior de la cabina” en la hoja de limpieza.

Otros tres trabajos necesitan un responsable con nombre: la mecánica del compactador y del ducto, la reparación de las máquinas del gimnasio y el trabajo especializado de pisos. Sobre los pisos, las preguntas frecuentes de nuestra página de conserjería en Miami-Dade son claras: “No decapamos ni enceramos pisos, ni los lijamos ni les renovamos el acabado — ese trabajo le toca a un contratista de pisos, se programa por separado y nuestro equipo se organiza en torno a él”. La extracción de alfombras también es un oficio aparte. Para una cobertura de todo el día, nuestra página de conserjería en Broward responde sobre el conserje de día: “Hoy no como servicio permanente. Si su edificio lo necesita, lo decimos con claridad y cotizamos lo que realmente podemos cubrir, en vez de prometer una cobertura que no podemos sostener”.

Temporadas, alquileres, tormentas y reparaciones

Escriba el calendario en el alcance. Si los propietarios de temporada llenan el edificio en invierno, fije una frecuencia para la temporada alta y otra para la baja. Si el clubhouse se alquila los fines de semana, amarre el reseteo al calendario de alquileres; nuestra página de clubhouses de HOA lo dice así: “Dejamos el salón y la cocina esa misma noche, o de madrugada antes de que abran las amenidades, y contestamos todos los días, las 24 horas, así que un imprevisto de domingo también se resuelve”.

Las tormentas también necesitan su cláusula. La temporada de huracanes del Atlántico va del 1 de junio al 30 de noviembre, según el Centro Nacional de Huracanes de la NOAA. Deje dicho quién suspende una visita cuando el edificio cierra, cómo se factura una visita perdida y que la primera limpieza después de una tormenta se cotiza aparte.

Y luego está la temporada de reparaciones. Nuestra página de áreas comunes de condominios resume la regla estatal: “Un edificio de condominio o cooperativa de tres pisos habitables o más necesita una inspección de hito antes de que termine el año en que cumple 30 años, y luego cada 10 años, y la agencia local de cumplimiento puede adelantarla a los 25 años cuando condiciones como la cercanía al agua salada lo justifiquen”. Si después vienen pruebas o reparaciones, los contratistas comparten el lobby y los elevadores con los residentes; agregue frecuencia temporal en esa ruta mientras dure la obra.

¿Titular del certificado o asegurado adicional?

Sobre el certificado de seguro, nuestra página de áreas comunes de condominios dice que “entregamos el COI en 2 horas hábiles, a nombre de la asociación e incluyendo a la administradora como titular del certificado o asegurada adicional — como lo exija su paquete de proveedores — para que la aprobación no se atrase un ciclo de junta”.

Son dos figuras distintas. El certificado estándar ACORD 25 dice en su propio encabezado que no le confiere derechos al titular del certificado, y que si el titular es un asegurado adicional, la póliza debe tener disposiciones de asegurado adicional o un endoso. El titular del certificado recibe la prueba de cobertura; el asegurado adicional queda cubierto por la póliza misma. Su paquete debe decir qué necesita cada parte. El expediente de proveedor de nuestra página de áreas comunes de condominios incluye “Equipos bilingües EN/ES”, y nuestra página de conserjería en Broward dice que cada visita la realizan “limpiadores asegurados y con verificación de antecedentes que trabajan una lista por escrito”.

Lo que hacemos y lo que no vamos a prometer

Cotizamos para una junta como lo describe nuestra página de clubhouses de HOA: “Con un recorrido. Recibe alcance y precio por escrito, listos para el paquete de la junta, el COI en 2 horas hábiles y no paga nada al reservar”.

Lo que no vamos a prometer: que nuestra oferta sea la más baja, ni que una hoja de alcance resuelva una pregunta legal. Los límites citados arriba se mantienen: la química de la piscina y la mecánica de los elevadores siguen con contratistas licenciados, el acabado de los pisos con un contratista de pisos, y no tenemos conserje de día como servicio permanente. Tampoco vamos a pronosticar cómo saldrá una inspección de hito ni ninguna otra; un lobby limpio no es un dictamen estructural.

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